EVENTLOCATION SUCHE FÜR CORONA-KONFORME EVENTS

WORAUF SOLLLTEST DU BEI DER SUCHE NACH EINER EVENTLOCATION ACHTEN?


Wenn du mit Hilfe eines professionellen Eventmanagers nach der passenden Location für deinen Event suchst, wir er/sie dir Eventlocations vorschlagen, die deinen Vorgaben entsprechen. Wenn du dich selbst auf die Suche nach der passenden Eventlocation machst, solltest du dir vorher ein paar Dinge überlegen und gut vorbereitet auf die Suche gehen.


PLANE DEINE LOCATIONSUCHE

Bevor du dich auf die Suche begibst, solltest du dir überlegen, was genau du suchst und welche Anforderungen eine Location für dich erfüllen muss.

Folgende Fragen helfen dir, herauszufinden was du suchst: Daten und Zeiten:

  • An welchen Daten soll deine Veranstaltung stattfinden? - Sind die Tage fix oder gingen auch andere Daten?

  • Wie lange soll deine Veranstaltung dauern und zu welchen Uhrzeiten findet sie statt?

  • Brauchst du einen oder mehrere Aufbautage?

  • Wie lange brauchst du für den Abbau?

Räume

  • Ist die Location barrierefrei? Gibt es Rampen und Fahrstühle? Wenn ja, welche Maße haben diese? (Wichtig für den Transport von Möbeln, Technik & Co.)

  • Gibt es Parkplätze oder müssen b gebucht werden?

  • Wie viele Räume brauchst du für den Event? Bedenke auch, dass du Umkleiden, Aufenthaltsräume, Küche, Regie und Speakerback mit einplanen solltest.

  • Gibt es ausreichend WCs und sind diese gut erreichbar?

  • Wie groß müssen die Räume sein und wie viele Personen sollen darin Platz finden? - In der aktuellen Zeit müssen Raum- und Bestuhlungspläne häufig kurzfristig angepasst werden. Du solltest eine Location immer so auswählen, dass du problemlos die Mindestabstände von aktuell 1,5m einhalten kannst.

  • Welche Internetverbindung benötigst du für deinen Event und wie schnell ist sie vor Ort?


Personal, Gäste & Versorgung

  • Wie viele Gäste erwartest du vor Ort?

  • Wie groß ist das Team, dass den Event vor Ort umsetzt? (Wichtig, wenn Personenbeschränkungen gelten)

  • Soll es etwas zu essen und zu trinken geben? Wenn ja, wie ist das geplant. Reicht ein Kühlschrank oder soll es eine Bar sein? Gibt es - unter entsprechenden Auflagen - ein Buffet oder nur Snacks?

Hygienekonzept

  • Bietet die Location bereits ein fertiges Hygienekonzept an oder muss das noch erstellt werden? (Kosten?)

  • Lassen sich die derzeit geltenden Auflagen umsetzen oder gibt es irgendwo Probleme? Veranstaltungsformate & Inhouse Dienstleister

  • Welches Veranstaltungsformat planst du? Eine Location für ein Hybrid-Event ist nicht unbedingt geeignet für einen Studio-Event und andersherum.

  • Haben die Locations feste Dienstleister, mit denen der Kunde arbeiten muss? - Man nennt das z. B. Catering-frei oder Technik-frei, wenn der Kunde seinen Caterer oder seinen Veranstaltungstechniker mitbringen darf. Einige Locations sind nicht Catering- oder Technik-frei und es kommen zum Teil hohe Kosten auf den Kunden zu, wenn er mit seinen Dienstleistern arbeiten möchte.

Diese Liste lässt sich noch unendlich weiterführen. Mit diesen Punkten solltest du aber eine erste Idee bekommen, was du suchst. Wenn du Hilfe brauchst, kannst du mir immer gern eine Nachricht schreiben.




WAS MUSS EINE EVENTLOCATION FÜR CORONA-KONFORME EVENTS BIETEN?


Das ist von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich. Daher informiere dich bitte was derzeit in deinem Bundesland gilt. Hier findest du eine sehr gute Übersicht über die relevanten Links.


Meiner Meinung nach sollten Eventlocations für Corona-konforme Events vor allem Verständnis für die derzeitige Situation mitbringen. Das heißt für mich, dass sie dem Kunden die höchstmögliche Flexibilität bieten. Eine Location, die keine flexiblen Regelungen für das Verschieben oder Stornieren eines Events anbietet, würde ich derzeit nicht buchen. Du solltest daher die AGB ganz genau lesen. Sollte darin zu Corona-bedingten Stornierungen oder dem Verschieben nichts festgehalten sein, empfehle ich dir, das schriftlich nachzuverhandeln und festzuhalten.


Das Eventgeschäft ist seit je her ein Business in dem unglaublich schnell Lösungen gefunden werden müssen. Es bringt dir daher nichts, wenn du eine Änderung hast und die Location x Tage braucht um diese Änderungen umzusetzen. Ich empfehle dir im Vorfeld zu erfragen, wie die Betreuung geregelt ist und wie die Location trotz Kurzarbeit & Co. sicherstellt, dass du bestmöglich betreut wirst. Lass dir auch die Handynummer von dem Mitarbeiter geben, der für deine Veranstaltung zuständig ist. So kannst du ihn/sie immer erreichen, wenn es "brennt". Aber bitte nutze sie nur wenn es auch wirklich dringend ist. Nichts ist schlimmer als um 23:45 Uhr aus dem Bett geklingelt zu werden, weil der Kunde einem mitteilt, dass er eine Email geschickt hat. ;)


Neben diesen "soften Faktoren" sollte dir die Location Raumpläne und im besten Fall auch ein fertiges Hygienekonzept für diverse Veranstaltungsformate zur Verfügung stellen. So kannst du überprüfen, ob du alle Auflagen einhalten kannst und ob es irgendwo zu Problemen kommen kann.

Es kann auch hilfreich sein, wenn die Location gute Kontakte zum zuständigen Gesundheitsamt oder der jeweiligen zuständigen Stelle unterhält. So ist sie immer auf dem neusten Stand. Einige Locations bieten ihren Kunden bereits hauseigene Corona-Teststationen mit an, was ich großartig finde. Zum Teil wurden Lüftungsanlagen erneuert und Hightech verbaut, so dass es möglich ist, riesige Räume in kurzer Zeit komplett zu desinfizieren.


WELCHE EVENTLOCATION PASST FÜR WELCHEN VERANSTALTUNGSTYP?


BESONDERHEITEN EVENTLOCATION FÜR HYBRID-EVENTS

Ein Hybrid-Event vereint einen Live-Event und einen Virtuellen Event miteinander (mehr zu Hybrid- und Virtuellen Events findest du hier). Neben den o. g. Punkten und Fragen solltest du zusätzlich darauf achten, dass du ausreichend große Räumlichkeiten, Bewegungs- und Laufflächen für deine Gäste vor Ort einplanst.

Für Hybrid-Events ist die Internetverbindung vor Ort ein wichtiges Thema. Eine langsame Verbindung ist für die virtuellen Teilnehmer sehr frustrierend und kann negative Auswirkungen auf deine Veranstaltung haben.


Empfehlenswert ist es immer, den Event aus der Perspektive eines Gastes vor Ort und einem virtuellen Gast durchzugehen. Dabei fallen dir bestimmt Dinge auf, die du optimieren kannst.


BESONDERHEITEN EVENTLOCATION FÜR VIRTUELLE EVENTS

Rein virtuelle Events sind von der Komplexität, auf die Location bezogen, leichter umzusetzen, als Hybrid-Events; finde ich. Die Anforderungen an die Eventlocation sind nicht ganz so umfangreich, wie für Hybrid-Events. Einige Punkte sind aber dennoch für die Qualität sehr wichtig.


Bei der Suche empfehle ich dir auf folgendes zu achten:

  • Verfügt die Location bereits über Studiotechnik (Ton, Kameras, Licht, Rückwände, Greenscreen)?

  • Ist das "Studio" Schall isoliert? Gibt es z. B. Fenster zur Straße raus, läufst du Gefahr, dass man während des virtuellen Events LKW, hupende Autos, schreiende Kinder oder die Straßenbahn hört.

  • Gibt es Nachbarn, die in der Etage über der Location laut herumlaufen oder Türen klappen? Gerade in Studios in denen viel Betrieb ist, können Lärm und Störgeräusche zum Problem werden.

  • Bei einigen klassischen Eventlocations, die aktuell Studioproduktionen anbieten, ist Hall ein Problem. Dies sollte man im Vorfeld auf jeden Fall überprüfen.

  • Ist man an die Technikfirma vor Ort gebunden, oder darfst du dein eigenes Team mitbringen? Für den Fall das man technik-gebunden ist, empfehle ich dir auf jeden Fall, Referenzprojekte zu erfragen. So kannst du abgleichen, ob der Stil und die Qualität dem entspricht, was du dir vorstellst.

  • Wie ist die Raumaufteilung? Ist die Regie im Raum möglich oder ist sie separat platziert? Für manche Produktionen ist es sinnvoll, die Regie im Raum zu haben. Für andere, gerade sehr lange Produktionen, finde ich es angenehmer, wenn es einen eigenen Regieraum gibt.

  • Für Virtuelle Events die live stattfinden ist eine schnelle und zuverlässige Internetverbindung unabdingbar. Ich empfehle daher immer vor Ort einen eigenen Speedtest zu machen. Es kann auch nicht schaden nachzufragen, ob viele Nutzer den gleichen Anschluss nutzen. Wenn die Internetverbindung zu schlecht ist, oder man einfach auf Nummer sicher gehen möchte, kann man immer noch aufstocken und ggf. ein eigenes Netz aufbauen.

WO FINDE ICH DIE PASSENDE EVENTLOCATION? Es gibt zahlreiche Anbieter und Plattformen, die Eventlocations vermitteln. Hier liste ich dir ein paar der gängigsten auf, die auch ich nutze: Die "älteste" Plattform ist "find your location" - https://www.fiylo.de/

Du kannst in diversen Ländern nach deiner Location suchen. Filtere einfach nach Veranstaltungsart, Personanzahl, Locationart und lass dir Locationsvorschlagen.


Bei Event.inc https://www.eventinc.de/ hast du ebenfalls die gleichen Funktionen und Filter möglichkeiten. Du kannst hier ebenfalls direkt eine Anfrage an deine Wunschlocation senden.


Ab und an nutze ich noch Eventsofa https://www.eventsofa.de/.


Wenn du eine besondere Location oder einen Geheimtipp suchst, findest du diese nicht zwangsläufig bereits auf den Plattformen. Du kannst dafür super in Facebookgruppen oder auf Instagram suchen oder dein Netzwerk fragen. Manchmal findest du auch auf Pinterest richtig coole Eventlocations. Natürlich schaue auch ich bei Google und halte so Ausschau nach der perfekten Location für mich oder meine Kunden.



KANN ICH AKTUELL EVENTLOCATIONS BESICHTIGEN?


Aktuell ist es leider nicht immer möglich Locations zu besichtigen. Einige Locations bieten bereits sogenannte 360° Besichtigungen an. Zusammen mit den Raumplänen ist das eine gute Alternative, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen. Meiner Meinung nach ersetzt es eine Besichtigung vor Ort aber nicht. Es hilft jedoch, die passenden Locations vorzufiltern. Wenn eine Eventlocation noch keine 360° Besichtigung anbietet, kann man einfach einen Video-Call aufsetzen und den Locationmanager bitten, mit dir durch die Location zu laufen. Auch so kannst du einen guten ersten Eindruck gewinnen.


Ich hoffe dieser Artikel gibt dir einen guten Überblick wie du in Zeiten von Corona die richtige Eventlocation für deine Veranstaltung findest. Wenn du Fragen zu diesem Thema hast, kannst du mich jederzeit kontaktieren. Ich helfe dir gern weiter.

Wie immer stelle ich hier nur meine Meinung und meine Sicht der Dinge dar. Bitte beachte auch, dass ich der Einfachheit halber und der besseren Lesbarkeit öfter eine Genderform gewählt habe. Bei Teilnehmern, Speakern usw. sind immer auch Teilnehmerinnen usw. gemeint.


Ich hoffe du hattest Freude beim Lesen und konntest Antworten auf deine Fragen finden. Falls nicht, schick mir gern deine Frage oder auch gern konstruktive Kritik.


Herzliche Grüße aus Berlin


Veronika



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