EVENTS & MESSEN IM AUSLAND PLANEN MIT COVID-19

So langsam kommt Ruhe in die Covid-19 Situation und immer mehr Veranstalter trauen sich Events zu planen. Dank der voranschreitenden Impfquote gibt es verbindlichere Regeln für Geimpfte und Genese, auch bei Events. Worauf du bei der Planung oder Buchung einer Veranstaltung im Ausland achten solltest und welche Stolperfallen es gibt, zeige ich dir in diesem Artikel.


Als studierte Eventmanagerin, geprüfte Hygienebeauftragte für Events und Veranstaltungsfachwirtin unterstütze ich seit knapp 10 Jahren meine Kunden dabei erfolgreiche Veranstaltungen zu planen und zu realisieren. Mit meiner eigenen Konferenz Rise of AI (www.riseof.ai) haben mein Team und erfolgreich über 5 Jahre eine internationale Community rund um das Thema Künstliche Intelligenz ausgebaut.

Internationales Hygienekonzept


Um Infektionsketten verfolgen zu können und um mögliche Ansteckungen zu verhindern sind Hygienekonzepte für Veranstaltungen in Deutschland zwingend erforderlich. Jedes Land - und in Deutschland sogar jedes Bundesland - hat individuelle Corona-Regeln die in ein Hygienekonzept mit einfließen müssen. Informiere dich am besten vor der Buchung deines Messestandes oder der Eventlocation, welche Anforderungen an dein Hygienekonzept gestellt werden. Ggf. hat die Location oder der Veranstalter ein einheitliches Konzept, an das du dich halten kannst/musst. Wichtig ist auch, dass du erfragst, in welcher Sprache das Hygienekonzept verfasst werden muss und ob es ggf. den Gesundheitsbehörden zur Genehmigung vorzulegen ist. Denke auch dran, dein Team mit ausreichend Hygieneprodukten auszustatten, damit sie vor Ort bestens geschützt sind. Du musst dein Team auch entsprechend briefen und solltest dies schriftlich festhalten. WICHTIG! Nicht in allen Ländern sind Hygieneartikel aus Deutschland zugelassen. Du solltest dich im Vorfeld informieren, was du mitbringen darfst. Dass gilt besonders für Give-Aways an deine Gäste und Teilnehmer.


Hygienebeauftragte/r Events

Das Hygienekonzept verfassen, Kontrolle der Einhaltung der Corona-Regeln beim Event. allg. Besuchersicherheit, Kontaktnachverfolgung, Überblick über die Wegeleitung und Reinigungspläne. All dies ist nur ein kleiner Teil dessen, für das ein Hygienebeauftragter während deines Events zuständig ist. Sollte in dem Land in dem dein Event stattfindet ein Hygienebeauftragter nicht verpflichtend sein, empfehle ich dir trotzdem, jemanden aus deinem Team dahingehend weiterzubilden oder einen externen Hygienebeauftragten dazu zu buchen. Du zeigst deinen Gästen und Besuchern damit, dass dir ihre Gesundheit wichtig ist. Für den Fall einer Ansteckung, kannst du gegenüber den Gesundheitsbehörden nachweisen, dass du dein Bestes gegeben hast, um für die Sicherheit deiner Gäste/Besucher zu sorgen. TIPP Frage bei deiner Location oder dem Messeveranstalter an, ob für dein geplantes Event ein Hygienebauftragter verpflichtend ist. Sie helfen dir sicher gern weiter, den passenden Dienstleister zu finden oder versorgen dich mit den notwendigen Informationen.


Lieferzeiten & Transportkosten

Wir sind es gewohnt, dass Bestellungen und Lieferungen innerhalb kürzester Zeit an ihrem Bestimmungsort ankommen. Die Preise für Transporte waren vor der Pandemie - natürlich abhängig vom Transportmittel und der Dauer - relativ gering. Ich kann jedem Veranstalter nur ans Herz legen LANGE! im Vorfeld benötigte Transportkapazitäten anzufragen und zu blocken. Durch die Pandemie und andere unvorhergesehene Ereignisse haben sich die weltweiten Transportstrukturen so verändert, dass es z. T. zu massiven Preissteigerungen gekommen ist. Nicht nur das, auch die Lieferzeiten haben sich zum Teil sehr stark verlängert.

Beispiel aus der Praxis:

Vor Kurzem habe ich gestaunt, als ein Kollege aus Großbritannien knappe 8.000 £ (GPB) für den Transport eines kleinen Messestandes von England nach Europa veranschlagt hat -> Welcome Brexit. Auch politische Veränderungen nehmen leider Einfluss auf das Event- und Messegeschäft.


Ein- und Ausreise

Viele Länder verlangen vor der Einreise in das jeweilige Land den Nachweis, dass die einreisende Person nicht an Covid-19 erkrankt ist. Je nach Land sind die Anforderungen unterschiedlich. Empfehlenswert ist es, sich auf der Webseite des jeweiligen Landes oder auch auf der Webseite vom Auswärtigen Amt vorab zu informieren. Dort findest du: - Aktuelle Quarantänevorschriften

- Test- und Nachweispflichten

- Aktuelle Risikoländer / Hochrisikoländer

- Quarantänemaßnahmen vor Ort Bedenke auch, dass es evtl. Probleme bei der Ausreise geben kann. Daher ist es gut, einen Plan B zu haben, falls du wegen einer Infektion nicht ausreisen dürftest.

  • Wer kümmert sich zu Hause um deine Familie und evtl. Haustiere?

  • Wer schaut nach deiner Post und hast du vom Ausland aus Zugriff auf deine Konten um notwendige Überweisungen zu tätigen?

  • Wo kommst du während einer Quarantäne unter?

  • Welche Krankenhäuser oder Ärzte gibt es, die die ärztliche Versorgung sicherstellen?

  • Gilt deine Krankenversicherung im jeweiligen Land?


Welche Dienstleister werden beauftragt

Wir alle haben Dienstleister mit denen wir gern arbeiten. Wir kennen sie seit Jahren und vertrauen ihnen. Wir wissen, dass er oder sie einen guten Job macht und die gewünschte Qualität liefern kann. Daher fällt es mir zumindest nicht allzu leicht, fremde Dienstleister zu beauftragen, die ich noch nicht kennen bzw. die mir nicht aus dem Netzwerk empfohlen worden sind. Welche Schwierigkeiten auftreten können, habe ich selbst vor Kurzem bei einer Veranstaltung erfahren. Mein Berliner Messebauer sollte den Stand eines Kunden im europäischen Ausland bauen. Es war alles verhandelt und der Auftrag unterschriftsreif.


Im Vorfeld prüfte ich für meinen Kunden die Situation vor Ort und siehe da, es gab Probleme.

Manche Ländern haben ein Ampelsystem bei der Bewertung der Lage, andere arbeiten mit roten, dunkelroten oder schwarzen Listen. In unserem Fall stand Deutschland kurz davor von der roten auf die dunkelrote Liste zu rutschen. In diesem Fall, hätten wir nur mit einer Sondergenehmigung der Landesregierung einreisen dürfen. Und das wir die bekommen, war mehr als unwahrscheinlich.


Schweren Herzens musste ich meinem Team aus Berlin absagen und einen Anbieter auswählen, der ein ein Messeteam vor Ort hat. Das Risiko, dass wir den Stand des Kunden nicht bauen können, weil wir nicht ins Land kommen, war mir zu hoch. ACHTUNG! Denke immer daran, dass es sein kann, dass du oder deine Zulieferer nicht ins Land einreisen dürfen. Am besten wählst du von Anfang an jemanden aus, der vor Ort ansässig ist.



Verschoben, ausgefallen oder abgesagt?

Unzählige Veranstaltungen mussten 2020 kurzfristig abgesagt oder verschoben werden. Auch wir waren vom staatlichen Verbot betroffen und mussten 2.000 Gästen schweren Herzens absagen. Zum Glück waren unsere Verträge dahingehend so gut gestaltet, dass es relativ wenig Probleme gab, da alle von vornherein gut informiert waren und wussten was passieren kann. Eine Veranstaltung zu verschieben oder ausfallen zu lassen ist nicht nur für Veranstalter bitter, sie ist besonders für die Gäste und Teilnehmer ärgerlich. Sie haben Reise- und Hotelkosten die sie ggf. nicht mehr stornieren können. Je nach Art der Veranstaltung und der geschlossenen Verträge haftest du als Veranstalter auf für angefallene Reise- und Hotelkosten, wenn du den Event verschiebst oder absagst.


Daher ist es für die als Veranstalter besonders wichtig, dass du dich im Vorfeld informierst und so gut es geht absicherst. Auch ist ein Kommunikationskonzept hilfreich, wenn der Worst case eintritt. In so einer stressigen Situation hilft es ungemein, wenn man einen Leitfaden hat, an dem man sich durch die Situation hangeln kann.


MEIN TIPP Mein Rat an alle Veranstalter:innen ist, sämtliche Szenarien mit allen Beteiligten einmal durchzuspielen und mit den meisten (Dienstleistern, Partnern, Mitarbeitern & Co.) abzustimmen, was in welchem Fall zu tun ist und wie man kommunizieren möchte.


Es schadet auch nicht, diese Regelungen direkt mit in Verträge hinein zu verhandeln. Wenn man sie braucht, ist man froh, dass man sie hat. Wenn man sie nicht braucht, dann macht es auch nichts, denn Papier ist geduldig. :)





Wenn du Anregungen, Hinweise oder Kritik hast, sende mir gern eine Nachricht. Wie immer stelle ich hier nur meine Meinung und meine Sicht der Dinge dar. Ich nehme keine rechtliche Beratung vor. Bitte beachte auch, dass ich der Einfachheit halber und der besseren Lesbarkeit eine Genderform gewählt habe. Bei Teilnehmern, Speakern usw. sind immer auch Teilnehmerinnen usw. gemeint.

Ich hoffe du hattest Freude beim Lesen und konntest Antworten auf deine Fragen finden. Falls nicht, schick mir gern deine Frage oder auch gern konstruktive Kritik.


Herzliche Grüße aus Berlin


Veronika



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