WIE FINANZIERE ICH MEINEN VIRTUELLEN ODER HYBRIDEN EVENT - LOHNT ES SICH ÜBERHAUPT NOCH?

Aktualisiert: Mai 18

Die Zeiten sind hart für Unternehmen, Event Agenturen, Veranstalter und alle von der Corona-Pandemie betroffenen Branchen. Machen wir uns nichts vor: Wir kämpfen ums Überleben.


Die Frage, wie ich die Kosten für virtuelle oder hybride Eventformate wieder einspielen kann, hat mich wochenlang beschäftigt und ich bin zu einem Schluss gekommen: Die alten Finanzierungswege funktionieren nicht mehr.


EVENT-FINANZIERUNG PRE-CORONA


Das Prinzip war relativ einfach. Der Gast/Teilnehmer hat für das Ticket Betrag-X gezahlt, um zu netzwerken und Sessions zu hören. Die Partner und Sponsoren haben Betrag-y bezahlt, um Zugang zu der relevanten Zielgruppe auf dem Event zu bekommen und ebenfalls zu netzwerken, ihre Produkte zu präsentieren oder auszustellen.

Wenn der Veranstalter einen guten Job gemacht hat, haben seine Einnahmen die Kosten getragen und es ist ein Gewinn übrig geblieben.


CORONA HAT ALLES VERÄNDERT


In der Zeit der Corona-Pandemie dürfen keine Live-Events stattfinden bzw. nur unter sehr strengen Auflagen mit sehr viel Abstand. Dass es sich finanziell nicht lohnt eine Live-Veranstaltung für 20 - 50 Personen zu produzieren, die zwischen 50.000 - 300.000 € oder mehr kostet, dürfte allen klar sein. Die Einnahmen aus den verkauften Tickets decken bei weitem nicht mehr die Kosten für die Produktion, bzw. wird kein Gast bereit sein 5.000 € und mehr für einen normalen Event auszugeben. Auch Sponsoren haben wenig Interesse viel Geld für wenig Reichweite zu bezahlen.


DIE LÖSUNG SCHEINT SIMPEL


Das Zauberwort heißt für mich "Hybrid Event". Ein Hybrid-Event ist eine Mischform aus einem klassischen Live-Event und einem virtuellen Event. Es vereint quasi das Beste aus zwei Welten.


In Zeiten in denen man nur wenige Gäste live vor Ort begrüßen kann, ist es eine wunderbare Alternative, weitere Gäste online an dem Event teilnehmen zu lassen. Dank verschiedenster technischer Lösungen ist es möglich mehrere tausend Teilnehmer zu begrüßen und somit die Reichweite auf ein für Partner interessantes Niveau zu steigern.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Teilnehmer in den seltensten Fällen bereit sind, für die Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen, ähnliche hohe Teilnahmegebühren zu bezahlen, wie für Live-Events.


Anstatt die Veranstaltung aus Teilnehmergebühren und Sponsoren-geldern zu finanzieren, ist es eine gute Möglichkeit den Event über die Reichweite für Sponsoren und Partner interessant zu machen. Hatte ein Live-Event in der Vergangenheit z. B. 500 Gäste, so kann es als virtuelles Event oder Hybrid Event unbegrenzte Teilnehmer zu lassen, wenn dies gewünscht ist. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, Teilnehmern die Teilnahme kostenfrei zu ermöglichen. Selbst geringe Ticketpreise sorgen dafür, dass ein hoher Prozentsatz der Teilnehmer nicht bucht. Daher erachte ich es als sinnvoll, die Veranstaltung allen Teilnehmern kostenfrei zur Verfügung zu stellen.


Über die hohe Reichweite, eine interaktive Community, eine gute Berichterstattung und häufige Erwähnung in Social Media wird der Event für Partner wieder interessant.


Es ist natürlich eine andere Herangehensweise, einen Event, sei es nun einen Hybrid-Event oder einen rein virtuellen Event ausschließlich über Sponsorengelder zu finanzieren.


Meiner Ansicht nach ist dies in der aktuellen Zeit bei dem Überangebot von virtuellen Veranstaltungen die einzige sinnvolle Möglichkeit.


Alternativ kann man natürlich noch versuchen, über Spenden von Teilnehmern oder den Verkauf von Merchandise zusätzlichen Umsatz zu machen. Im Rahmen von virtuellen oder Hybrid-Events kann man zusätzlich kostenpflichtigen Content wie z. B. besondere Webinare mit anbieten.


Alles in allem kann ich dir nur empfehlen offen und kreativ zu bleiben und neue Ideen zu entwickeln.


Hast du gute Erfahrungen mit anderen Finanzierungen von Veranstaltungen gemacht? Dann freue ich mich darauf, wenn du deine Wissen mit mir teilst. Ich bin gespannt was du berichtest.


Dieser Artikel ist meine private, persönliche Meinung und keine in Stein gemeißelte Wahrheit. Für eine einfache Lesbarkeit habe ich mich auf eine Genderform beschränkt. :) Angesprochen fühlen dürfen sich bitte alle Genderformen.


Ich wünsche dir noch einen schönen Tag und freue mich über Feedback.


Herzliche Grüße


Veronika




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