OUTDOOR EVENTS 2021

Aktualisiert: Mai 19

Mit max. 50 Personen dürfen Outdoor Events stattfinden. Hier findest du 10 TIPPS, auf die du bei der Planung deiner Outdoor Veranstaltung achten solltest.



Die Tage werden länger. Die Temperaturen steigen und die Sonne gewinnt gefühlt jeden Tag mehr Kraft. Nach Monaten im Lock-Down und Verboten überall, wächst die Sehnsucht - zumindest im erlaubten Rahmen - B2B-Events im Kleinen und Outdoor umzusetzen.


DIE PASSENDE OUTDOOR LOCATION

Bevor du mit der Planung beginnst und bereits die ersten Gäste einlädst, solltest du dir sicher sein, dass du in deinem Bundesland derzeit B2B-Events outdoor umsetzen darfst. Wichtig ist auch, was du dafür beachten musst. Hier findest du eine gute Übersicht über die derzeitigen Regelungen.

Derzeit (16.5.21) gilt in Berlin für B2B-Events die Personenobergrenze von max. 50 Personen im Freien und 20 Personen indoor.


Wenn du dich nun auf die Suche nach der passenden Location machst, solltest du folgendes beachten. Wo du Locations findest, habe ich hier einmal aufgelistet.

STEP 1 - CORONA TAUGLICHE LOCATION Kann ich die jeweils aktuellen, geltenden gesetzlichen Corona-Vorschriften in der Location einhalten?

  1. Personenobergrenze?

  2. Mindestabstände?

  3. Schutz vor Aerosolen im Freien, wenn Mindestabstände unterschritten werden?

  4. Hygienekonzept von der Location

  5. Kontaktnachverfolgung möglich?

STEP 2 - ANREISE Ist es deinen Gästen möglich, sicher und ohne viele Kontakte zur Location zu gelangen? Auch wenn es für die Umwelt nicht ideal ist, so fahren derzeit die meisten Menschen lieber mit dem eigenen PKW, als Bus und Bahn zu nutzen. Achte daher darauf, dass ausreichend Parkplätze zur Verfügung stehen. Wenn du den Wohnort/Arbeitsort deiner Gäste kennst, kannst du eine Location suchen, die für alle gleich gut erreichbar ist. Wenn deine Gäste aus Berlin Mitte kommen, wähle eine Location in Mitte und nicht in Brandenburg. So vermeidest du lange Anfahrtswege. Alternativ kannst du auch einen Shuttle-Service anbieten. Bedenke dabei aber, dass du jeden Gast einzeln fahren solltest. Das schlägt sich natürlich auf das Budget nieder.


STEP 3 - HYGIENEKONZEPT & KONTAKTNACHVERFOLGUNG Bietet dir deine Location ein Hygienekonzept und ein erprobtes System für die Kontaktnachverfolgung an? Wenn ja welches und wo werden die Daten gespeichert (DSGVO) und hast du darauf Zugriff? Kommen hierfür extra Kosten auf dich zu?

STEP 4 - TESTSTATION Ist es möglich eine eigene Teststation vor Ort aufzubauen oder bietet dir die Location diesen Service an? Was kostet ein Test pro Person extra?

STEP 5 - AUFBAUPLANUNG Achte darauf, dass die Location auch das passende Set-up für deinen geplanten Event anbietet und du deinen Plan vor Ort umsetzen kannst. Wenn du ein Dinner an runden Tischen planst, die Location aber nur eckige zur Verfügung stellt, musst du runde Tische liefern lassen und schauen, ob der Platz dann noch ausreicht.

STEP 6 - SCHLECHT-WETTER-ALTERNATIVE Gibt es eine Alternative bei schlechtem Wetter? Derzeit müssten bei Regen/Sturm/Gewitter 30 Personen draußen bleiben, weil nur 20 Gäste Indoor erlaubt sind. Das ist natürlich keine Alternative. Gibt es überdachte Fläche die bei schlechtem Wetter genutzt werden können?

STEP 7 - VERANSTALTUNGSPERSONAL Zu jeder Veranstaltung gehört auch gutes Personal. Frage daher nach, ob das Personal tagesaktuell auf Covid-19 getestet wird. Wichtig ist für mich auch, ob die Mindestabstände auch in den Arbeitsbereichen des Teams eingehalten werden können. Also in der Küche, an der Bar, in der Regie oder dem FOH.

STEP 8 - STÖCKELSTULPEN & RASEN Outdoor Veranstaltungen sind toll und bieten eine große Flexibilität und ganz besondere Stimmung an. Bedenke aber bitte auch, dass es einige Tücken hat, draußen einen Event umzusetzen. So können die Absatzschuhe der Damen schnell im Rasen stecken bleiben. Das ist nicht nur für den Rasen unangenehm, sondern auch für die weiblichen Gäste. Wirf also auch ein Auge auf die Untergründe (Rasen, Schotter, Kopfsteinpflaster, Kies & Co.). Als Give-Away kann ich bei weichen Untergründen für die Damen Stiletto-Tulpen oder Stöckelstulpen empfehlen.

STEP 9 - LOCATION ALS SCHWIMMTEICH Ich selbst habe 2017 eine Outdoor Veranstaltung geplant, die fast ins Wasser gefallen ist. Die Tage vorher 32 Grad und Sonne. Am Tag des Events Regen, Gewitter und noch einmal Regen. In Deutschland ist das Wetter leider nicht immer Event tauglich und es schüttet gern mal aus Eimern. Damit deine Outdoor-Location nicht zu einem Schwimmteich mit Pfützen und Wasserlachen mutiert, ist es wichtig, den Locationbetreiber nach einer guten Entwässerung zu fragen. Es nützt ja nichts, wenn deine Gäste durch Pfützen waten müssen, wenn es vorher geregnet hat.

STEP 10 - OUTDOORMOBILIAR Gerade weil das Wetter nicht immer optimal ist, stellt eine Outdoor Veranstaltung ganz besondere Herausforderungen an das Material das verwendet wird. Achte bei Miet- oder Leihmobiliar darauf, dass es auch Outdoor tauglich ist. Denke auch an Tisch- und Stuhlbeine. Sind sie sehr schmal, kann es passieren, dass sie im Rasen oder Untergrund einsinken, wenn ein Gast darauf Platz nimmt. Ein Wasserschaden an 50 Designerstühlen kann den Veranstalter schnell 10.000 € kosten, wenn sie ersetzt werden müssen. Natürlich müssen auch sämtliche elektrische Geräte für den Ausseneinsatz geeignet sein. Gerade Stromkabel und Mehrfachstecker müssen outdoortauglich sein. Andernfalls kann es lebensgefährlich werden.


Mit diesen 10 Tipps solltest du eine gute Übersicht haben, worauf du bei deinem geplanten Outdoor Event achten solltest. Wenn du Anregungen, Hinweise oder Kritik hast, sende mir gern eine Nachricht. Wie immer stelle ich hier nur meine Meinung und meine Sicht der Dinge dar. Bitte beachte auch, dass ich der Einfachheit halber und der besseren Lesbarkeit eine Genderform gewählt habe. Bei Teilnehmern, Speakern usw. sind immer auch Teilnehmerinnen usw. gemeint.


Ich hoffe du hattest Freude beim Lesen und konntest Antworten auf deine Fragen finden. Falls nicht, schick mir gern deine Frage oder auch gern konstruktive Kritik.



Herzliche Grüße aus Berlin


Veronika








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