LIVE-EVENT PLANEN IN ZEITEN VON COVID-19? JA - NEIN - VIELLEICHT

UNSICHERE ZEITEN FÜR ALLE DIE LIVE-EVENTS PLANEN - SICHER IST NUR, DASS WIR NICHT WISSEN WAS KOMMT.


Seit über einem Jahr hat die Corona-Pandemie die Welt im Griff und ein Ende ist noch nicht in Sicht. Für mich und alle Kolleg/-innen der Event Branche heißt das: "Berufsverbot". Aktuell macht sich zarte Hoffnung auf baldige Lockerungen breit, aber heißt das im Umkehrschluss, dass wir bald wieder mit vielen Live-Events rechnen können? In diesem Artikel teile ich meine Meinung dazu und sage dir, was ich meinen Kunden/Kundinnen aktuell mitgebe, wenn sie Veranstaltungen planen.


NICHTS IST SO SICHER, WIE VERÄNDERUNG


Vor einigen Woche erhielt ich eine Anfrage für eine wirklich schöne Veranstaltung. Die Versuchung war groß dem Kunden zu sagen: Ja klar, lass uns mit der Planung starten. Im November 2021 ist bestimmt wieder alles normal. So eine Aussage ist meiner Meinung nach nicht professionell und richtig. Schließlich ist es meine Aufgabe meinen Kunden zu sagen was geht und ihnen auch zu sagen, wenn etwas in meinen Augen keinen Sinn macht. Natürlich habe ich für die aktuelle Situation eine Lösung parat. Dazu aber später mehr. Ich sagte ihm, dass es aktuell keine Planungssicherheit für Live-Events und Hybrid-Events gibt. Die Infektionslage ist nicht vorhersehbar und die Maßnahmen, die die Politik daraus ableitet sind es ebenfalls nicht. Die Auswirkungen auf jede Veranstaltungen lassen sich derzeit nur mit der Sicherheit einer hellseherischen Glaskugel vorausahnen; das ist mir zu wenig.


WER ES WAGT, DER KANN VERLIEREN: ZEIT, GELD UND IMAGE


Im November 2021 fand meine Hybrid-Veranstaltung "Rise of AI Summit" statt. Da unser Event Rise of AI Conference nicht stattfinden durfte (alle Events über 1 000 Gäste wurden staatlich verboten) wollten wir eine neue Veranstaltung umsetzen.


Wir planten von Anfang an einen Hybrid-Event (mit Teilnehmern vor Ort und virtuellen Gästen). Mehr zu dem Thema kannst du in meinem Artikel DER UNTERSCHIED - HYBRID EVENTS VS. VIRTUELLE EVENTS - WAS IST WAS nachlesen.


Von anfangs 250 erlaubten Personen, waren es im November noch 50 Personen (inkl. Gästen, Speakern, Team und Tech-Crew). Ich habe den gesamten Hybrid-Event insgesamt 6 Mal neu geplant und umgeändert, weil sich gefühlt alle 3 Wochen die gesetzliche Basis geändert hat.



OHNE HYGIENE-KONZEPT GEHT NICHTS


Alle möchten es richtig machen, aber keiner wusste wirklich wie. Pandemien sind Ausnahmesituationen die alle Involvierten an ihre Grenzen treiben. So ist es verständlich, dass die Auflagen und Formulierungen größtenteils nicht gepasst haben und ich mir beim Lesen der Verordnung regelmäßig die Kinnlade runter geklappt ist. Wichtig und richtig finde ich bis heute, dass B2B-Events unter gewissen Auflagen stattfinden durften/dürfen. Ein Bestandteil der Auflagen ist, dass ein Hygiene-Konzept vorliegen muss. Da dieses Thema sehr umfangreich ist, schreibe ich darüber einen eigenen Artikel. Wenn es dich interessiert, was alles reingehört und wie mein Hygienekonzept für das Rise of AI Summit ausgesehen hat, kannst du es dir hier anschauen. Bestandteile des Hygienekonzeptes müssen z. B. sein:

  • Zeitlicher Ablauf des Events

  • Gefährdungsbeurteilung

  • Festlegung aller Maßnahmen

  • Reinigungs- und Desinfektionspläne

  • Arbeitsanweisungen zu Hygienemaßnahmen

  • Festlegung der notwendigen Unterweisungen

Ich habe noch Raumpläne und Laufwege mit angehängt. Habe die Desinfektionsmittel, die Beschilderung und eigentlich alles was ich gemacht habe mit angefügt. Eine sehr gute Hilfe waren mir die Handlungshinweise zur Veranstaltungssicherheit im Kontext von COVID-19 des R.I.F.E.L Institute. WICHTIG zu wissen ist, dass es sich dabei nur um Handlungshinweise handelt und keine Verordnung der jeweiligen Bundesländer. Wenn man einen Hybrid-Event oder einen Live-Event plant, muss man als Veranstalter/-in immer eigenständig die aktuell geltenden Verordnungen des jeweiligen Bundeslandes oder des Bundes berücksichtigen. ABGESAGTE ODER VERSCHOBENE EVENTS KOSTEN AUCH GELD


Viele denken scheinbar immer noch, dass es kein Problem sei, einen geplanten und beauftragten Event einfach so abzusagen oder zu verschieben. Schließlich ist Corona ja nicht berechenbar und eine Pandemie ist Höhere Gewalt. Das stimmt so nur zum Teil. Zu Beginn der Pandemie wurde Covid mit den Folgen als Höhere Gewalt eingestuft. Aber jetzt, über 1 Jahr nach Beginn wissen wir alle, dass eine zuverlässige Planung wegen der dynamischen Infektionslage nicht möglich ist. Veranstalter/-innen die jetzt einen Event planen, wissen über die Risiken und mögliche Verbote bescheid und sollten die AGB aller Beteiligten Dienstleister vorab auf die Möglichkeit der Absage oder des Verschiebens prüfen. Ich gebe auch zu Bedenken, dass Events die verschoben oder abgesagt werden, bereits zum Zeitpunkt der Planung Geld kosten. Die Eventmanager/-in, die Eventagentur oder die eigenen Mitarbeiter möchten nicht irgendwann bezahlt werden, sondern dann wenn die Leistung erbracht ist. Vielleicht möchten einige Gäste ihr Geld zurück oder Partner stornieren die Zusammenarbeit.


KOMM ICH HEUT NICHT, KOMME ICH MORGEN ODER VIELLEICHT DOCH ERST IRGENDWANN? ANGEKÜNDIGTE LIVE-EVENTS ABSAGEN - VERSCHIEBEN - VIRTUELL UMSETZEN


The struggle is real! Immer wieder bekomme ich Newsletter von Veranstaltungen die freudig ihren Live-Event ankündigen. Alles ist geplant, die Partner sind an Bord und die Tickets warten auf Gäste. Jedesmal ziehe ich meinen imaginären Hut und denke: "Wow, Chapeau. Das würde ich mich jetzt nicht trauen. Den Mut dazu habe ich nicht, dass Risiko einzugehen." Wer mich persönlich kennt weiß, dass ich ein absolut risikoaverser Mensch bin. Alles was bei einem Event schief gehen kann wird analysiert und im Vorfeld nach Möglichkeit "entschärft". Ich meine das also wirklich so, wenn ich sage, dass ich den Mut meiner Kolleg/-innen bewundere, Live-Events anzukündigen. Meist passiert dann eine Weile nichts, bis irgendwann eine niedergeschlagene Email kommt, dass man unendlich traurig ist, dass der Live-Event doch nicht stattfinden kann. Man müsse schieben oder man würde den Event als virtuellen Event umsetzen. Jedes Mal leide ich mit, wenn ein Live-Event abgesagt oder verschoben wird. Dieses Gefühl wünsche ich wirklich niemandem. Als wir im April 2020 absagen mussten, habe ich zwei Tage zu Hause gesessen und um meine Rise of AI Conference geheult. Und bis heute tut es weh, dass es sie letztes Jahr und auch 2021 nicht gegeben hat.


Aus Erfahrung weiß ich, dass ein großer Teil der Gäste und Partner unfassbar verständnisvoll und mitfühlend ist. Wir haben 2020 nach der Absage 98 % positive, aufbauende und mitfühlende Nachrichten bekommen. Aber damals gab es schon die 2%, die sich wirklich unschön verhalten haben. Die mit Anwälten gedroht haben, die uns verklagen wollten usw. Leute die im Netzwerk versucht haben gegen uns zu hetzen (was ihnen dank unserer großartigen und besten Community ever nicht gelungen ist).


Wie hoch ein Image-Schaden durch einen Absage oder eine Verschiebung der Veranstaltung ist, kommt natürlich immer auf die Situation drauf an. Aber ich gebe zu bedenken, dass es eben auch sein kann, dass Gäste und Partner kein Verständnis dafür haben, wenn man in aktuellen Covid-Zeiten einen Live-Event plant und dann auf einen Virtuellen Event umstellt oder den Live-Event zwei Mal verschieben muss.

FAZIT: Was aktuell erlaubt ist, ändert sich stetig und stellt Veranstalter/-innen vor große Herausforderungen


Allen Veranstalter/-innen kann ich aktuell nur mitgeben, hoffnungsvoll in die Zukunft zu schauen und die Entwicklungen im Blick zu behalten. Die Lage für B2B-Events ändert sich meiner Meinung nach schneller, als für Privat-Veranstaltungen. Komplett untersagt waren B2B-Events ja nie, aber sie haben mit einer minimalen Gästeanzahl keinen Sinn gemacht.


Wenn Live-Events geplant werden, kann ich allen nur raten auf die AGB und die Paragraphen zu Stornierungen, Verschiebungen und Absagen auch in Bezug auf Corona zu achten. Das gilt natürlich auch für die eigenen AGB in Bezug auf die rechtlichen Beziehungen zu Partnern, Gästen und Dienstleistern.


Einen Überblick über alle Bundesländer und deren Verordnungen hat der EVVC zusammengestellt. Ebenfalls für die Schweiz und Österreich. Alle Infos findet man hier. Es ist aber auch immer ratsam, auf den bekannten Webseiten des eigenen Bundeslandes nachzulesen.


Mein Fazit: Live-Events sind im Rahmen der jeweils gültigen Verordnung möglich, bedürfen aber einer sehr sorgsamen, vorausschauenden Planung und größtmöglicher Flexibilität, sowie Transparenz in der Kommunikation.


Ich plane meine Kundenevents gerade 100 % flexibel in allen Bereichen. Das erfordert natürlich einen Mehraufwand bei der Gestaltung von Verträgen, aber es lohnt sich.


Events lassen sich z. B. bereits jetzt "final" konzipieren und planen. So ist der Live-Event fertig und "wartet" in der Schublade auf seinen Einsatz. Oder er wird auf Datum X geplant, kann aber - weil alle darüber informiert wurden - wenn es sein muss verschoben werden.


Der Vorteil daran für Events, die auf Einnahmen durch Sponsorengelder und Ticketgebühren angewiesen sind: Es steht mehr Zeit für den Sales-Prozess zur Verfügung.


Darüber hinaus kann man einen tollen Spannungsbogen auf Social-Media aufbauen, seine Community mit einbinden und die "Wartezeit" gemeinsam aktiv gestalten.

Wie immer stelle ich hier nur meine Meinung und meine Sicht der Dinge dar. Bitte beachte auch, dass ich der Einfachheit halber und der besseren Lesbarkeit öfter eine Genderform gewählt habe. Bei Teilnehmern, Speakern usw. sind immer auch Teilnehmerinnen usw. gemeint.


Ich hoffe du hattest Freude beim Lesen und konntest Antworten auf deine Fragen finden. Falls nicht, schick mir gern deine Frage oder auch gern konstruktive Kritik.


Herzliche Grüße aus Berlin


Veronika







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