HYBRID EVENTS VS. VIRTUELLE EVENTS - WAS IST WAS

Aktualisiert: Jan 7

2020 ist wohl das verrückteste Jahr, das ich als Event Managerin je erlebt habe. Bis 2020 waren die wenigsten Kunden und Gäste offen für virtuelle Veranstaltungen. Doch dann kam Corona und nahezu alle Events mussten abgesagt oder verschoben werden. Auch wir blieben mit der Rise of AI Conference nicht verschont und mussten die, mit 2.000 Gästen geplante, Konferenz canceln.

WELCHE ALTERNATIVE ZU LIVE EVENTS GIBT ES?

Nachdem uns allen bewusst wurde, dass in 2020 keine Live-Events mit Gästen vor Ort in alter Form stattfinden können, mussten wir uns etwas Neues überlegen. Obwohl so neu ist die Idee, virtuelle Events zu machen, nicht mehr. Der Markt war bisher einfach noch nicht offen dafür. Es wurde relativ schnell klar, dass virtuelle Events und Hybrid-Events die Wahl der Stunde sind. Aber was ist ein virtuelles und was ein Hybrides-Event und worin unterscheiden sich beide?

Was ist ein Virtuelles Event?

Ein Virtuelles Events unterscheidet sich von einem Live-Event dadurch, dass:


- es rein virtuell, also im Internet mittels einer Softwareplattform (z. B. Zoom, Microsoftteams uvm.) stattfindet.

- sich die Teilnehmer, Speaker und Organisatoren an unterschiedlichen Orten aufhalten

- es nur zwei unserer Sinne anspricht, anstatt alle wie bei Live-Events üblich.


Bei einem Live-Event sprechen wir alle Sinne der Gäste an, um Erinnerungen zu schaffen oder um das Lernen zu erleichtern.


Visuell/Sehen - der Gast betritt die Location. Sieht das Set-up, die anderen Gäste usw.


Auditiv/Hören - das kennen wir alle. Die typische Geräuschkulisse von Menschenmassen oder die Stimme der Speaker auf der Bühne. Ggf. läuft auch Musik im Hintergrund.

Kinästhetisch/Fühlen - der Gast checkt ein, bekommt sein Namensschild, das Programmheft. Händeschütteln mit anderen Gästen.

Olfaktorisch/Riechen - bei Veranstaltungen wird das noch nicht so viel gemacht. Aber es gibt auch unternehmen die für events Signature-Düfte kreieren. Am bekanntesten ist aber wohl der spezifische Geruch von Hotelzimmern oder neuen Autos.

Gustatorisch/Schmecken - ganz klar, hier kommt das Catering zum Zug. Essen und Trinken dienen nicht nur dem Zweck den Hunger und Durst zu besiegen. Sie haben auch einen geselligen Nutzen beim Netzwerken.

Bei einem Virtuellen Event fallen nun 3 der 5 Sinne weg, was uns als Organisatoren für andere Herausforderungen stellt. Aber wie man die löst, lasse ich dich bald wissen.


Pro & Contra Virtuelles Event


Je nach dem was einem wichtig ist, sehen die meisten als klares Pro von virtuellen Events:

  • In der kostengünstigen Umsetzung

  • Dem Wegfall von teuren Eventlocations, Catering, Mobiliar, Drucksachen usw.

  • Dem hohen Personalaufwand während des Events

  • Den unbegrenzten Teilnehmerzahlen, da die Begrenzungen einer Location wegfallen

Für mich ein klares Contra sehe ich:

  • Die fehlenden Bereitschaft der Teilnehmer, Geld für die Teilnahme zu bezahlen für "nur" ein Online-Event.

  • In den vielen schlecht gemachten virtuellen Events, die einfach als "online Meeting" umgesetzt werden.

  • Die fehlende Teilnehmeraktivierung und -motiviation bei "konzeptionslos" umgesetzten virtuellen Events.

  • Die hohen Technikkosten, wenn man es vernünftig und wirklich gut umsetzen möchte.

In den nächsten Monaten wird sich zeigen, ob sich Virtuelle Events finanziell für Veranstalter lohnen. Egal ob man ein virtuelles, ein hybrides oder ein Live-Event umsetzt -> es kostet Geld. Wenn man wirtschaftlich arbeiten muss, brauchen Veranstalter Einnahmen um die Kosten zu decken. Aber über die Finanzierung von virtuellen Events schreibe ich ebenfalls noch.


WAS IST EIN HYBRID-EVENT?


Wie das Wort "Hybrid" schon sagt, ist es eine "zusammengesetzte" Veranstaltungsform. Ein Hybrid-Event hat sowohl Teile eines Live-Events (Gäste, Speaker vor Ort) und Teile eines virtuellen Events. Nehmen wir als Beispiel das Rise of AI Summit.


Teilnehmer: Vor Ort in Berlin nach vorheriger Anmeldung und online live dabei.

Speaker: Zum Teil in unserer Studio-Event-Location vor Ort, teils zu Hause am PC

Event Team: Vor Ort in Berlin (Regie, Ton, Video, Licht, Catering), online die Betreuung der virtuellen Eventplattform vom Büro aus.

Partner/Sponsoren: Zum Teil live vor Ort, teils wegen Reiseverbote zu Hause am PC.


Ein Hybrid-Event ist für mich das beste aus beiden Event-Welten und ermöglicht uns Vieles. Es hat aber nicht nur Vorteile.


PRO UND CONTRA HYBRID EVENT


Was sind die Vorteile von hybriden Eventformaten?

  • Hybride Events dürfen auch unter Coronabedingungen (Hygienekonzept) stattfinden.

  • Hybride Eventformate "wirken" besser durch die "echten" Bühnen und keine virtuellen Studios.

  • Sie machen den Event Teilnehmern zugänglich, die unter "normalen" Umständen nicht teilgenommen hätten (Distanz, Kosten, Zeitaufwand usw).

  • Wir können Speaker einladen, die für "normale" Events wegen Anreise, Terminkalender usw. nicht kommen würden.

  • Wir können weit mehr Teilnehmern den virtuellen Besuch des Events ermöglichen, da wir keine Kapazitätsbeschränkungen durch die Location haben.

  • Teilnehmer vor Ort und online Teilnehmer sowie Partner und Sponsoren haben die Möglichkeit mit einer weitaus größeren Community zu netzwerken.

Bei vielen Vorteilen, sehe ich aber auch Nachteile:

  • Größerer Aufwand - man plant einen physischen Event.

  • Höhere Kosten als bei rein virtuellen Formaten, da die Kosten des Live-Events anfallen.

  • Flexible Änderungen der Teilnahmeform kann zur Herausforderung werden. Bspw. wenn ein Speaker doch nicht vor Ort sein wird, sondern "spontan" nur virtuell sprechen möchte.


Abschließend lässt sich sagen, dass es immer auf den Wunsch des Veranstalters, seine Zielgruppe, den zu vermittelnden Inhalt, die finanziellen Möglichkeiten und natürlich auch die aktuelle Gesetzeslage des Infektionsschutzes ankommt. Es spielen natürlich noch viel mehr Faktoren eine Rolle, aber das würde den Artikel sprengen.


Wie immer stelle ich hier nur meine Meinung und meine Sicht der Dinge dar. Bitte beachte auch, dass ich der Einfachheit halber eine Genderform gewählt habe. Bei Teilnehmern, Speakern usw. sind immer auch Teilnehmerinnen usw. gemeint.




Ich hoffe du hattest Freude beim Lesen und konntest Antworten auf deine Fragen finden. Falls nicht, schick mir gern deine Frage oder auch gern konstruktive Kritik.


Herzliche Grüße aus Berlin

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