4 SCHRITTE: SO ORGANISIERST DU DEIN VIRTUELLES EVENT

Aktualisiert: Mai 18

Ein virtuelles Event zu organisieren ist nicht weniger umfangreich, als ein Live-Event zu planen. Ich gebe dir hier eine erste Schritt-für-Schritt Anleitung, wie ich einen virtuellen Event plane.


Es gehört natürlich noch viel mehr dazu und es werden weitere Blogartikel folgen, die tiefer in die einzelnen Bereiche einsteigen. Für den Anfang hoffe ich dir hiermit weiterhelfen zu können.


SCHRITT 1: LEGE FEST, WAS DU BRAUCHST UND WAS DU MACHEN MÖCHTEST


Ohne einen Plan, kann man nicht sagen, was dein Event kosten würde. Daher solltest du dir zu erst folgende Fragen stellen:


  • Welche Aussenwirkung möchte ich erzielen? Soll es professionell (Studio) wirken oder darf es ein bisschen leger (Wohnzimmer zu Hause) sein?

  • In welchem Set-up möchte ich aufnehmen? Zuhause vorm Bücherregal, auf einer Bühne, in einem Studio?

  • Welche Technik brauche ich und woher bekomme ich sie? Eine Kamera, Mikrofon, Licht? Leihen oder kaufen?

  • Kann ich die Technik selbst während des Events bedienen oder brauche ich Hilfe?

  • Brauche ich einen Moderator oder mache ich das selbst?

  • Reicht meine Internetverbindung überhaupt aus und ist sie stabil?

  • Wie lange soll mein virtueller Event dauern? Eine Stunde oder eher zwei? Einen ganzen Tag oder mehrere Tage?

  • Wie viele Teilnehmer sollen dabei sein und wie viele Speaker werden auftreten?

  • Wie erreiche ich Teilnehmer und was muss ich dafür ggf. investieren?

  • Welche Formate möchte ich in mein Programm einbinden? (Keynotes, Panel-Diskussionen, Roundtables uvm.)

  • Welche Software für virtuelle Events ist die Richtige?

Ich könnte diese Liste unendlich weiterführen. :) Aber das würde den Rahmen sprengen. Sie dient nur als Beispiel, um dir zu verdeutlichen, dass die Kosten mit deinen Wünschen einhergehen.


Um dir ein Gefühl zu geben, was ein höchst professionell umgesetztes virtuelles Event kosten kann, gebe ich dir hier eine beispielhafte Übersicht:

  • Virtuelles Event mit 2.000 Teilnehmern

  • 60 Speaker - vor Ort und weltweit dazu geschaltet

  • 2-Tages-Events

  • 4 Tage Aufbau im Vorfeld

  • Studioproduktion in einer Location mit 2 Bühnen

  • 15 Technikern (Kamera, Licht, Ton, Video, Auf- und Abbau, Hands)

  • 2 Moderatoren für 2 Tage

  • Catering und Getränke für ca. 50 Personen vor Ort

  • Mietmobiliar, Floristik, Beschilderung & Design

  • Lichttechnik, Tontechnik, Videotechnik, ca. 40 Notebooks, x-Kilometer Kabel

  • Versicherungen

  • Orga-Team von 5 Personen, plus 10 Personen im Catering, Service, Check-In und Co.

  • Software-Nutzungsgebühren pro Nutzer ca. 6 € á 2.000 PAX = 12.000 €

  • Corona-Hygienekonzept

  • Hygieneartikel und Merchandise

  • Coronatests für das Team und Speaker

  • Reisekosten und Unterkunft Speaker


Über den Daumen gerechnet OHNE Overhead (Fixkosten, die das Unternehmen jeden Monat hat) >> ca. 120.000 €









SCHRITT 2: FRAGE PASSENDE DIENSTLEISTER AN - VERGLEICHE ANGEBOTE


Dieser Schritt ist nach dem ersten sehr wichtig. Die passenden Dienstleister zu finden, kann sehr lange dauern oder extrem schnell gehen. Du kannst auch in deinem Netzwerk fragen, ob jemand jemanden kennt.


WICHTIG: Wenn du keine oder wenig Erfahrung mit Veranstaltungen hast, frage mindestens 3-4 Dienstleister an und vergleiche die Angebot. Das kannst du super in einer Excel-Tabelle machen. Dir wird dabei auffallen, dass die Angebot sehr unterschiedlich sind. Daraus kannst du ableiten, was bei dem einen Angebot "fehlt", oder bei dem anderen Angebot "zu viel" drin steht.


Wenn du nicht weißt, wo du passende Dienstleister findest, oder was genau du suchst, kann es Sinn machen, einen Event Manager zu engagieren. Ein Event Manager wird für dich die passenden Dienstleister finden und dir das beste Angebot vorlegen. Er/Sie kann dir auch bei der Programm-Gestaltung und der Ansprache von passenden Speakern helfen.


Das spart dir nicht nur Zeit, es bewahrt dich auch vor Fehlern, die deiner Marke oder deinem Unternehmen schaden können. Denke immer daran, dass ein schlecht organisiertes Event immer auf dein Unternehmen zurückfällt und im schlimmsten Fall mit der Qualität die ihr liefert assoziiert wird; auch wenn eure Produkte oder Dienstleistungen ansonsten super sind.



SCHRITT 3: PROGRAMM-GESTALTUNG


Wenn du dir alle Punkte aus Schritt 1 gut überlegt hast, weißt du, was du brauchst und wie dein Event aussehen soll. In Schritt 2 hast du deine passenden Dienstleister, oder einen Event Manager gefunden, der dir bei der Umsetzung hilft.


Das ist aber nur der Rahmen deiner Veranstaltung. Viel wichtiger sind gute Inhalte und gute Speaker. Wie man gute Inhalte kreiert und die passenden Speaker recherchiert, ist ein weitere Punkt auf meiner Liste für Blog-Artikel, den ich noch schreiben möchte. Grob kannst du aber wie folgt vorgehen.


Überlege dir:

  • Wer ist meine Zielgruppe? Gamer sind z. B. techaffiner als Personen 60+ im Durchschnitt. Wie gut deine Zielgruppe mit Technik umgehen kann, solltest du auf jeden Fall berücksichtigen.

  • Was sind Trends in meiner Industrie die meine Zielgruppe interessieren? Wichtig ist immer der Mehrwert, den deine Teilnehmer haben, wenn sie an deinen Event teilnehmen.

  • Was möchte ich meiner Zielgruppe präsentieren?

  • Was interessiert meine Zielgrupppe? Welche Herausforderungen hat sie und wie hilfst du sie zu lösen?

  • In welchem Format möchte ich mein Programm präsentieren? Keynotes, Panels, Round Tables? Ist deine Zielgruppe eher aktiv und diskutiert gern, oder trauen sie sich eher nicht Fragen zu stellen.

  • Benötige ich einen Moderator?

  • Möchte ich meine Zielgruppe interaktiv involvieren (Chats, Q&A's, Umfragen usw.) oder sollen sie "nur" zu hören?

  • Präsentieren die Speaker auch Folien oder Filme oder sprechen sie "nur" in die Kamera?

SCHRITT 4: SETZE ALLES ZUSAMMEN


Wenn du alle Schritte abgearbeitet hast, hast du in der Regel eine gute Idee, wie dein Event werden soll. Dank der Angebote hast du einen Überblick über die Kosten, die auf dich zukommen.


TIPP: Kalkuliere immer mit 15% extra auf dein Budget. Damit solltest du immer gut hin kommen und Extrakosten abfedern können.


Generell kann ich dir aus Erfahrung sagen, dass man virtuelle Events für unter 500 € umsetzen kann. Dies gelingt dir aber nur, wenn du bereits eine Community hast und über die technische Ausstattung verfügst.


Die meisten virtuellen Events, die ich online gesehen habe, werden von den Unternehmen wahrscheinlich selbst mit den gängigen Softwareanbietern wie z. B. Zoom, Microsoft-Teams, Skype usw. umgesetzt. Der Großteil der virtuellen Events bereitet mir eine Gänsehaut, aber nicht weil sie so gut gemacht sind. Ich habe so viele schlechte Events gesehen; teilweise auch von Event Managern oder -locations, also Leuten, die es wissen müssten. Bitte nicht falsch verstehen, ich weiß, dass auch ich nicht die Weisheit mit Löffeln gefressen habe. ;) Aber es ist schon sehr grausig was zum Teil gezeigt wird.


Ich gehe davon aus, dass sich der Stil von virtuellen Events in den kommenden Monaten stark verändern wird. Je länger die Corona-Pandemie andauert, desto klarer wird werden, dass virtuelle Events nicht wieder verschwinden. Eine professionelle Umsetzung wird von vielen Gästen und Teilnehmern einfach erwartet.



Schließlich macht es zumindest für mich keinen guten Eindruck, wenn ein großes Unternehmen mir seine Produktneuheit in einem xyz-Videocall präsentiert, während der CEO vor seinem Bücherregal im Wohnzimmer sitzt. Das hat für mich etwas mit Wertschätzung zu tun. Es passt in meiner Welt nicht zusammen, dass Veranstalter mehrer hundert Euro pro Gast bei einem Live-Event ausgeben und dann einen kostenfrei Videolink zur Teilnahme anbieten.


Ich bin überzeugt, der Standard mit dem virtuelle Events umgesetzt werden, wird in der kommenden Zeit stark wachsen und auch große Unternehmen werden verstehen, dass es für sie wichtig ist, etwas Budget in die Hand zu nehmen, um ein gutes virtuelle Erlebnis zu erzielen.


Schließlich geht es dabei auch um die Wertschätzung der Kunden, Teilnehmer oder Gäste, die sich die Zeit nehmen online an unseren Events teilzunehmen. Und sie zu enttäuschen oder zu verärgern, sollten wir mit allen Mitteln verhindern.


Ich hoffe dir hat der Artikel gefallen und ich konnte dir einige Tipps an die Hand geben, wie du in die Planung für deinen virtuellen Event einsteigen kannst und die ersten Schritte gehst. Dieser Artikel ist meine private, persönliche Meinung und keine in Stein gemeißelte Wahrheit. Für eine einfache Lesbarkeit habe ich mich auf eine Genderform beschränkt. :) Angesprochen fühlen dürfen sich bitte alle Genderformen.


Ich wünsche dir noch einen schönen Tag und freue mich über Feedback.


Herzliche Grüße


Veronika







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