DER UNTERSCHIED - HYBRID EVENTS VS. VIRTUELLE EVENTS - WAS IST WAS

Aktualisiert: Mai 18

2020 ist wohl das verrückteste Jahr, das ich als Event Managerin je erlebt habe. Bis 2020 waren die wenigsten Kunden und Gäste offen für virtuelle Veranstaltungen. Doch dann kam Corona und nahezu alle Events mussten abgesagt oder verschoben werden. Auch wir blieben mit der Rise of AI Conference nicht verschont und mussten die, mit 2.000 Gästen geplante, Konferenz canceln.

WELCHE ALTERNATIVE ZU LIVE EVENTS GIBT ES?

Nachdem uns allen bewusst wurde, dass in 2020 keine Live-Events mit Gästen vor Ort in alter Form stattfinden können, mussten wir uns etwas Neues überlegen. Obwohl so neu ist die Idee virtueller Events nicht mehr. Der Markt war bisher einfach noch nicht offen dafür. Es wurde relativ schnell klar, dass virtuelle Events und Hybrid-Events die Wahl der Stunde sind. Aber was ist ein virtuelles und was ein Hybrides-Event und worin unterscheiden sich beide?


WAS IST EIN VIRTUELLES EVENT? Ein virtuelles Events erkennt man daran, dass:

  • Es keine klassische Eventlocation gibt, in der sich Gäste, Speaker und Partner treffen. Die Sessions, Networking-Areas und Ausstellungsbereiche werden rein virtuell abgebildet.

  • Teilnehmer/Speaker kommunizieren über einen Chat oder via Video-Calls

  • Es wird eine stabile, leistungsstarke Internetverbindung benötigt.

  • Um den virtuellen Event zugänglich zu machen wird eine entsprechende Software genutzt. Je nach Anforderungen gibt es einfache Lösungen oder komplette Plattformen die Networking, 1on1-Meetings und Messestände abbilden können.

  • Sich die Teilnehmer, Speaker und Organisatoren an unterschiedlichen Orten aufhalten.

  • Es nur zwei unserer Sinne (hören und sehen) anspricht, anstatt alle wie bei Live-Events.

  • Bei einem Virtuellen Event fallen nun 3 der 5 Sinne weg, was uns als Organisatoren für andere Herausforderungen stellt. Aber wie man die löst, lasse ich dich bald wissen.


PRO UND CONTRA VIRTUELLES EVENT


Je nach Kundenwunsch und Anforderungen, spricht für virtuelle Events folgendes:

  • In der einfachen Form ist die Produktion sehr kostengünstigen.

  • Kostenintensive Posten wie Eventlocations, Catering, Mobiliar, Drucksachen usw. fallen größtenteils weg. Dafür kommen andere Kosten hinzu.

  • Für einen virtuellen Event wird weniger Personal benötigt.

  • Virtuelle Events bieten den Veranstaltern eine unbegrenzte Teilnehmerzahl, da Kapazitätsgrenzen der Location irrelevant sind.

  • Der Zugang ist - theoretisch - allen möglich. Egal von wo aus man dabei sein möchte.

Für mich ein klares Contra:

  • Die meisten Personen unserer Umfrage gaben an, dass sie nicht bereit sind für die Teilnahme an virtuellen Events den gleichen Betrag zu bezahlen wie für Live-Events. Somit wird es schwer die Kosten zu decken.

  • Die fehlende Teilnehmeraktivierung und -motivation bei "lieblos" umgesetzten virtuellen Events. Veranstalter müssen mehr daran arbeiten, ihre Gäste auch während des Events mitzunehmen, interaktiven Content zu erstellen und Speaker entsprechend zu briefen.

  • Die hohen Technikkosten, für hochwertig produzierte Formate.

  • Veranstalter sollten beachten, dass sie ihrer Zielgruppe die genutzte Software erklären müssen, da ggf. Personen dabei sein möchten, die noch keine bis wenig Erfahrung mit virtuellen Events gemacht haben.

  • Es können Technische Probleme auftreten und damit dir Umsetzung des Events gefährden. Wenn der Internet ausfällt und kein Gast zuschauen kann, ist das ein großes Problem.

In den nächsten Monaten wird sich zeigen, ob sich Virtuelle Events finanziell für Veranstalter lohnen. Egal ob man ein virtuelles, ein hybrides oder ein Live-Event umsetzt -> es kostet Geld. Wenn man wirtschaftlich arbeiten muss, brauchen Veranstalter Einnahmen um die Kosten zu decken. Aber über die Finanzierung von virtuellen Events schreibe ich später noch.


WAS IST EIN HYBRID-EVENT?


Wie das Wort "Hybrid" schon sagt, ist es eine "zusammengesetzte" Veranstaltungsform. Das beste aus beiden Welten quasi. Ein Hybrid-Event hat sowohl Teile eines Live-Events (Gäste, Speaker vor Ort) und Teile eines virtuellen Events. Nehmen wir als Beispiel das Rise of AI Summit.


Teilnehmer: Vor Ort in Berlin nach vorheriger Anmeldung und online, live dabei.

Speaker: Zum Teil in unserer Studio-Event-Location vor Ort, teils zu Hause am PC

Event Team: Vor Ort in Berlin (Regie, Ton, Video, Licht, Catering), online die Betreuung der virtuellen Eventplattform vom Büro aus.

Partner/Sponsoren: Zum Teil live vor Ort, teils wegen Reiseverbote zu Hause am PC.


Ein Hybrid-Event ist für mich das beste aus beiden Event-Welten und ermöglicht uns Vieles. Es hat aber nicht nur Vorteile.


PRO UND CONTRA HYBRID EVENT


Was sind die Vorteile von hybriden Eventformaten?

  • Hybride Events dürfen auch unter Coronabedingungen (Hygienekonzept) stattfinden.

  • Hybride Eventformate "wirken" besser/hochwertiger durch die "echten" Bühnen.

  • Sie machen den Event Teilnehmern zugänglich, die unter "normalen" Umständen nicht teilgenommen hätten (Distanz, Kosten, Zeitaufwand usw).

  • Speaker können eingeladen werden, die für "normale" Events wegen Anreise, Terminkalender usw. nicht in Frage kommen würden.

  • Wir können weit mehr Teilnehmern den virtuellen Besuch des Events ermöglichen, da wir keine Kapazitätsbeschränkungen durch die Location haben.

  • Teilnehmer vor Ort und online Teilnehmer sowie Partner und Sponsoren haben die Möglichkeit mit einer weitaus größeren Community zu netzwerken.

Bei vielen Vorteilen, sehe ich aber auch Nachteile:

  • Größerer Aufwand - man plant einen physischen Event.

  • Höhere Kosten als bei rein virtuellen Formaten, da zusätzlich die Kosten des Live-Events anfallen.

  • Flexible Änderungen der Teilnahmeform kann zur Herausforderung werden. Bspw. wenn ein Speaker doch nicht vor Ort sein wird, sondern "spontan" nur virtuell sprechen möchte.

FAZIT

Die Event-Branche steckt mitten in einem erzwungenen Wandel. Das bisherige Geschäftsmodell von Eventagenturen, Eventmanagern, Event-Locations, Messebauern und anderen Dienstleistern steht vollkommen Kopf und funktioniert in der alten Form nicht mehr.


Wir müssen uns alle bewusst machen, dass wir uns anpassen müssen, um diese Krise wirtschaftlich zu überleben.


Meiner Meinung nach werden Live-Events irgendwann zurückkehren. Virtuelle Formate werden dann fester Bestandteil dieser Events sein. Bis es soweit ist, kann ich jedem nur empfehlen, sich mit virtuellen Events zu beschäftigen und die Chance zu nutzen, die Zielgruppe zu vergrößern, mehr Menschen zu erreichen und die Möglichkeiten mit zu nehmen, die sich aktuell bieten.


Wie immer stelle ich hier nur meine Meinung und meine Sicht der Dinge dar. Bitte beachte auch, dass ich der Einfachheit halber eine Genderform gewählt habe. Bei Teilnehmern, Speakern usw. sind immer auch Teilnehmerinnen usw. gemeint.


Ich hoffe du hattest Freude beim Lesen und konntest Antworten auf deine Fragen finden. Falls nicht, schick mir gern deine Frage oder auch gern konstruktive Kritik.


Herzliche Grüße aus Berlin

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