VERANSTALTUNG VERSCHIEBEN ODER ABSAGEN?

Verschoben. Abgesagt. Auf Eis gelegt. Deine Einladung gilt für später. Neuer Termin. Planänderung.


Seit 2012 betreue ich als Eventmanagerin eigene Veranstaltungsformate sowie internationale Kundenevents und Messen. Nie zuvor war es so wichtig, vorbereitet zu sein für den Fall, dass man einen geplanten Event verschieben oder sogar absagen muss. In diesem Artikel erkläre ich die wichtigsten Punkte und gebe dir wertvolle Tipps und Hinweise für deine geplante Veranstaltung.




ABSAGEN KANN ICH IMMER WEGEN COVID-19. DAS IST DOCH HÖHERE GEWALT!


Die Aussage, dass man einen Event wegen eines neuen Lock-Downs oder einer weiteren Corona-Welle einfach absagen kann, höre ich von vielen Seiten leider immer wieder. Aber schauen wir uns zuerst den Begriff "Höhere Gewalt" an.


Unter "Höherer Gewalt" versteht man ein unabwendbares, unvorhesehbares Ereignis, dass nicht hervorzusehen war. Normalerweise gehören Pandemien, wie die Corona-Pandemie zu Ereignissen der Höheren Gewalt. Nun befinden wir uns seit Q1/2020 in der aktuellen Situation und jedem ist bekannt, dass das Virus noch immer nicht final unter Kontrolle ist. Als Veranstalter muss ich also damit rechnen, dass es im Vorfeld oder am Tag des geplanten Events Einschränkungen auf Grund der Corona-Pandemie geben wird. Das ist das Risiko des Veranstalters.


Eine Veranstaltung kann der Veranstalter aktuell nicht wegen Höherer Gewalt wegen der Corona-Pandemie absagen. Jeder Event kann natürlich abgesagt werden. Die Kosten im Zusammenhang mit der Absage, hat der Veranstalter zu tragen.


Bei einem staatlich angeordneten Verbot von Veranstaltungen sieht es noch einmal anders aus. Bisher waren B2B-Events bis zu einer gewissen Größe immer erlaubt.

VIELE SAGEN IHREN EVENT AB. WARUM?

Mit dem ansteigen der Coronainfektionen steigen auch die Absagen von Veranstaltungen und das Verschieben von Events massiv an.


Warum einige Events abgesagt und andere verschoben werden, liegt bei dem jeweiligen Veranstalter. Fakt ist: Events sind derzeit noch unter 2G-Bedingungen (geimpft oder genesen) erlaubt (1.12.21). Es gibt natürlich unterschiedliche Konzepte, die dem Veranstalter zur Wahlstehen. Eine gute Übersicht für Berlin findest du bei Berlin Convention Office hier:

  • 1. Möglichkeit 2G: Einhaltung der Maskenpflicht (Abstands- und Testpflicht entfallen)

  • 2. Möglichkeit 2G: 1,5 m Abstandsregelungen gilt - (Masken- und Testpflicht entfallen)

  • 3. Möglichkeit: Testpflicht "2G-Plus" (Masken- und Abstandspflicht entfallen)

In der Theorie gibt es also durchaus Möglichkeiten Events sicher durchzuführen. Möglicherweise fürchten Veranstalter z. B. von Weihnachtsfeiern, dass sich ungeimpfte Mitarbeiter/-innen / Kunden ausgeschlossen fühlen. Oder sie haben Sorge, dass ihr Event schlecht besucht sein wird und sagen lieber vorsichtshalber ab. Die genauen Gründe kennen wir nicht.



VERANSTALTUNG - VERSCHIEBEN O. ABSAGEN?


Das kann man pauschal nicht sagen. Je nach Situation und ausgehandelten Verträgen kann es Sinn machen einen Event komplett zu stornieren, ihn also abzusagen.


Bei Verträgen mit hohen Stornokosten oder hohen Rückerstattungen an Besucher kann es Sinn machen, den Event auf ein Datum in der Zukunft zu verschieben. Es kommt natürlich auch auf die Art des Events an. Eine Produkteinführung kann man schlecht 1 Jahr nach vorne verlegen. Eine Konferenz hingegen schon, wenn man sie nicht als Hybrid oder Virtual Event umsetzen möchte.


Lässt sich eine Veranstaltung gut verschieben und ist man nicht an spezielle Ereignisse gebunden, kann man einen Event verschieben. Man kann auf die bereits geleistete Arbeit aufbauen und das bisher geplante meistens sogar nutzen.


Es kann auch von Vorteil sein, durch die Verschiebung des Events Zeit zu gewinnen. Für Ticketverkäufe, Pressearbeit, Produktverbesserungen oder für Sponsoren- und Partnerakquise z. B.


Man sollte darüber nachdenken einen Event zu verschieben, wenn:

  • Man vertraglich sehr hohe Stornogebühren bei einer Absage vereinbart hat und zu besseren Konditionen verschieben kann.

  • Wenn man ansonsten die Ticket- und Sponsoreneinnahmen zurück erstatten muss.

  • Wenn es sich um einen Anlass handelt, der auch in der Zukunft noch aktuell ist und nicht an ein fixes Datum gebunden ist.

Man sollte darüber nachdenken einen Event abzusagen, wenn:

  • Der Anlass des Events an ein festes Datum gebunden ist (Markteinführung eines Produktes).

  • Die Mitwirkenden nur zu diesem einen Datum zur Verfügung stehen.

  • Man sicher ist, dass der Event nicht erfolgreich wird, weil sich die Mehrheit der Gäste nicht traut live dabei zu sein.

  • Wichtige und relevante Speaker oder Mitwirkende ihre Beteiligung zurückziehen.

  • Die Stornogebühren geringer ausfallen als die Kosten eines möglicherweise nicht erfolgreichen Events.



WAS IST DER UNTERSCHIED ZWISHCEN EINER ABSAGE UND EINER VERSCHIEBUNG?


Manchen ist der Unterschied einer Absage/Stornierung und einer Verschiebung/Verlegung eines Events nicht klar. Ich möchte dir die beiden Begriffe kurz erläutern.


Möchte ich einen Event verschieben, vereinbare ich mit allen Parteien, dass die bestehenden Verträge und Zahlungen auf ein anderes Datum in der Zukunft gelegt werden. Es fallen gegebenenfalls Bearbeitungsgebühren oder Aufwandsentschädigungen an, was aber selten ist. Ticket- und Sponsoringeinnahmen können in der Regel auf den neuen Event übertagen werden. Die Absage eines Events bedeutet, dass der geplante Event gar nicht stattfinden wird und sämtliche Verträge gekündigt werden. Der Veranstalter muss allen Beteiligten (Dienstleister, Gäste usw.) die zuvor vertraglich vereinbarten Stornierungsgebühren bezahlen und ggf. erhaltene Ticketeinnahmen und Sponsoring-Beträge zurückerstatten.



TIPP: ACHTE IM VORFELD AUF DIESE TIPPS!

Worauf sollte man achten, wenn man bei der Planung schon weiß, dass man den Event evtl. schieben muss?

  • Notiere dir die wichtigsten Stornofristen.

  • Berechne im Vorfeld die Stornokosten bei jeder neuen Frist-Stufe.

  • Triff schriftlich Vereinbarungen mit deinen Dienstleistern, wann und wie geschoben oder abgesagt werden kann.

  • Kläre, ob Kosten entstehen, wenn der Event verschoben wird.

  • Lass dir schriftlich mitteilen, bis wann der Event nachgeholt werden muss.

  • Frage nach, ob Kosten wie eine Aufwandsentschädigung oder eine Gebühr anfallen, wenn du den Event verschieben musst. Falls ja, wie hoch fallen diese aus?

  • Informiere dich zu Ausfallversicherungen. Wenn dein wichtigster Speaker oder dein Orchester wegen geschlossener Grenzen nicht einreisen darf, greift ggf. die sog. Orchesterklausel. Mein Partner für Spezialevent-Versicherungen seit knapp 10 Jahren: erpam

  • Sprich mit deiner Location und allen Dienstleistern BEVOR du schriftlich/verbindlich verschiebst. Wenn deine Location, deine Künstler, dein Caterer usw. an dem neuen Datum nicht verfügbar sind, kann dich das vor Probleme stellen und Kosten verursachen.


TICKETVERKAUF - ENDKONSUMENTEN & B2B-GÄSTE


Man sollte als Veranstalter immer daran denken, dass eine Absage oder eine Verlegung des Events für alle beteiligten Nervenaufreibend ist. Daher sollte man immer versuchen, so fair und transparent wie möglich zu kommunizieren.


Wenn du als Veranstalter Tickets verkaufst, ist es rechtlich relevant, ob deine Veranstaltung ein Endkonsumenten-Event (Hochzeitsmesse für Brautpaare, Gaming-Event) oder ein Business-Event (AI Konferenz, Tech-Meet-up, Business Messe) ist. Vielen ist nicht bewusst, dass Endkonsumenten im deutschen Recht besonderen Schutz genießen.


Verkaufst du kostenpflichtige Tickets für deinen Event, solltest du die verschiedenen Regelungen in Bezug auf Stornierung, Verschiebung und (Teil-)Rückerstattung von verkauften Tickets berücksichtigen.



TIPPS ZUM SCHLUSS

Ich biete unseren Gästen und Teilnehmern verschiedene Ticketvarianten an. Flexible und Fix Tickets können eine Lösung sein. Die fixen Tickets sind wesentlich günstiger. Der Käufer erklärt sich aber explizit damit einverstanden, dass diese Tickets nicht storniert werden können.


Alternativ dazu gibt es flexible Tickets. Diese sind teuer als die Fix Tickets, können aber vom Käufer storniert werden.

Meine Oma hat immer gesagt: "Wer schreibt der bleibt." Das gilt auch für Events. Aktuell hat die Eventbranche mit Absagen, Verschiebungen und laufenden Events zu tun. Hinzu kommt ein massiver Mitarbeiter- und Fachkräftemangel, durch die vielen Monate in Kurzarbeit.


Extremer Workload + zu wenig Mitarbeiter = Es dauert und es kann was vergessen werden.


Sichere dich am besten immer schriftlich ab und lass dir am Telefon Besprochenes noch einmal per Email bestätigen. Das tut keinem weh und für den Fall der Fälle hast du einen Nachweis zur Hand.


Wie immer teile ich hier nur meine Ansicht der Dinge und gebe Tipps. Der einfachen Lesbarkeit halber habe ich die männliche Form gewählt. Es sind natürlich alle Personen angesprochen.


Ansonsten freue ich mich über Feedback, deine Meinung und wie du die Dinge für deinen Event angehst.


Herzliche Grüße


Veronika

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